Hoe instructievideo’s de onboarding van nieuwe medewerkers versoepelen

Kenniscaptatie bij 'Park Ven' door Training Warriors

Nieuwe medewerkers worden in korte tijd geconfronteerd met een overvloed aan informatie. Denk bijvoorbeeld aan iemand die zijn eerste dag bij een productiebedrijf begint: badge ophalen, veiligheidskleding, rondleiding, regels, handleidingen en cursussen. Dat is veel om op korte tijd te verwerken en het kan al snel overweldigend worden. En het ergste is dat er na één dag bijna nietsmeer van blijft hangen.

Dit beeld komt overeen met de bevindingen van onderzoek uitgevoerd door Acerta: ongeveer 30% van de nieuwe werknemers vertrekt binnen een jaar. Een slechte onboarding speelt hierbij een grote rol. Veel bedrijven verwachten dat nieuwe collega's zich meteen volledig inzetten, maar omgekeerd verwachten ze ook dat je hen helpt om op gang te komen en hen zo goed mogelijk ondersteunt.

Instructievideo’s bieden een oplossing voor dit probleem. Ze laten zien wat echt belangrijk is, verlichten de druk op trainers en helpen nieuwe medewerkers sneller te integreren. In deze blog vindt je uitleg over waarom deze video's zo effectief zijn en hoe je ermee aan de slag kunt gaan.

Wat zijn onboardingvideo's?

Onboardingvideo's zijn instructie -of trainingsvideo's die worden gebruikt om nieuwe

medewerkers snel en visueel uit te leggen wat ze moeten weten en doen. De inhoud van deze video's varieert afhankelijk van de doelgroep, maar behandelt vaak onderwerpen zoals:

• Procedures

• Veiligheid

• Cultuur en waarden

• Praktische taken

Het gebruik van video’s voor onboarding brengt heel wat voordelen met zich mee, gaande van efficiëntie tot flexibiliteit:

• informatie consistent overbrengen naar een breed publiek

• Video’s kunnen op eigen tempo bekeken en herbekeken worden

• Visuele content is vaak boeiender en makkelijker te onthouden dan louter tekst

Waarom werkt video beter dan tekst?

Video maakt handelingen zichtbaar

Vooral als het gaat om het aanleren van handelingen of procedures, wordt video over het algemeen als duidelijker ervaren dan alleen tekst. In plaats van te moeten lezen hoe iets moet worden gedaan, kunnen kijkers direct zien hoe de handeling correct wordt uitgevoerd. Dit neemt de ruimte voor interpretatie weg die tekst vaak met zich meebrengt. Video’s kunnen gepauzeerd, teruggespoeld en herhaald worden totdat de handeling begrepen is.

Het is echter belangrijk om op te merken dat video geen vervanging is voor tekst. Sommige theorieën, wetgeving of zeer gedetailleerde documenten vereisen bijvoorbeeld een nauwkeurige bewoording om misinterpretaties te voorkomen.

De meest effectieve aanpak is vaak een combinatie van beide: dit staat bekend als “blended learning”.

Video versnelt begrip bij nieuwe medewerkers

Video's kunnen een realistisch beeld geven van de werkomgeving en de bijbehorende interacties. Dit helpt nieuwe medewerkers om snel te begrijpen waar ze gaan werken en wat er van hen verwacht wordt. Dit staat in contrast met een droge lijst met regels in een handleiding.

Visuele demonstraties of het gebruik van hulpmiddelen laten minder ruimte voor interpretatie, wat het aantal fouten tijdens de implementatie kan verminderen.

Video verlaagt werkdruk bij opleidingsverantwoordelijken

Door veelgestelde vragen, bijvoorbeeld over standaardprocedures, op te nemen, kunnen managers en HR-medewerkers veel tijd besparen die ze anders zouden besteden aan het steeds opnieuw uitleggen van dezelfde informatie aan nieuwe medewerkers. Bovendien leiden goed gestructureerde video's tot minder fouten in het begin, waardoor er minder tijd hoeft te worden besteed aan het corrigeren van fouten.

Video zorgt voor consistente communicatie

Verschillende leidinggevenden of opleidingsverantwoordelijken geven vaak hun eigen interpretatie of stijl wanneer ze informatie verstrekken. Door gebruik te maken van video wordt ervoor gezorgd dat elke nieuwe medewerker dezelfde kernboodschap, bedrijfswaarden en procedures leert.

De enige variatie die nog steeds voorkomt, is de aanvullende, specifieke training die nodig is voor elke afdeling of functie. De basis is echter voor iedereen hetzelfde, wat een sterke fundering legt voor alle medewerkers.

Welke onboardingvideo’s hebben de meeste waarde?

Welkom en bedrijfscultuur

Een positieve eerste indruk achterlaten bij je medewerkers is van cruciaal belang. Een persoonlijk bericht van de CEO of een manager heeft meer impact dan alleen een welkomstboodschap in tekstvorm. Bovendien kunnen video's een realistisch beeld geven van de werkomgeving en de sfeer, waardoor de kloof tussen de verwachtingen tijdens het sollicitatieproces en de werkelijkheid wordt overbrugd.

Bedrijfscultuur is vaak een vrij abstract concept, en in plaats van enkele essentiële waarden te noemen, kunnen video's laten zien hoe deze waarden in de praktijk worden toegepast. Ze communiceren de ongeschreven richtlijnen en gedragsnormen: wat zijn de verwachtingen met betrekking tot de manier van communiceren, kledingvoorschriften, flexibiliteit, enzovoort?

Veiligheids- en compliance training

Video's over veiligheid en compliance zijn cruciaal en uiterst waardevol, vooral in sectoren waar het risico op letsel aanzienlijk is. Deze procedures omvatten vaak fysieke handelingen, zoals hetcorrect dragen van beschermende uitrusting, het bedienen van machines of het omgaan met gevaarlijke stoffen.

Compliance training moet ook consistent zijn om te voldoen aan wet- en regelgeving. Video's zorgen ervoor dat elke medewerker precies dezelfde instructies krijgt. Dit levert ook een gestandaardiseerd en verifieerbaar bewijs in ons platform op dat de training is gegeven, wat belangrijk kan zijn in geval van audits of incidenten.

Praktische how-to’s

Een video van enkele minuten waarin wordt getoond hoe een bepaalde machine moet worden opgestart of hoe een softwareprocedure moet worden gevolgd, is vaak veel effectiever dan het lezen van een handleiding die uit meerdere delen bestaat. Een correcte, visuele demonstratie van een handeling vermindert het risico op bedieningsfouten aanzienlijk.

Hoe maak je sterke onboardingvideo’s?

Start met de belangrijkste taken

Als onderneming heeft u als doel om nieuwe medewerkers onmiddellijk waarde te bieden en hun belangrijkste zorgen en onzekerheden te verhelpen. Identificeer wat een nieuwe medewerker absoluut moet weten of kunnen binnen de eerste dagen, weken of maanden. Vraag recent aangeworven medewerkers naar hun moeilijkste ervaringen of welke vragen ze vaak stelden. Vraag bovendien aan supervisors of managers welke fouten nieuwe medewerkers het vaakst maken.

Houd video’s kort en taakgericht

In het algemeen beschikken mensen over een beperkte aandachtsspanne, vooral wanneer ze nieuwe informatie verwerken. Kortere video's, doorgaans tussen de 2 en 5 minuten, houden de focus vast. Dit staat in contrast met lange video's van 20 minuten, die al snel resulteren in afdwalende gedachten.

Door de informatie in kleinere, gemakkelijker te begrijpen onderdelen te splitsen, ook wel microlearnings genoemd, wordt de cognitieve druk verlaagd, wat resulteert in een verbeterd begrip en een langere retentie.

Werk met echte medewerkers, niet met stockbeelden

Door toekomstige collega's in hun werkomgeving te zien, ontstaat er direct vertrouwen en geloofwaardigheid. Nieuwe medewerkers ervaren een grotere connectie met de authentieke personen in de video. Stock beelden vertonen vaak algemene en onbelangrijke apparatuur, wat kan leiden tot verwarring en de effectiviteit van de video's kan schaden.

Voeg ondertitels toe voor meertaligheid

In een meertalige werksetting is het bieden van ondertitels in diverse talen een van de meest kosteneffectieve methoden om te garanderen dat alle medewerkers belangrijke informatie begrijpen.

Als medewerkers de informatie in hun moedertaal begrijpen en interpreteren, vermindert de kans op misverstanden, vooral bij ingewikkelde instructies zoals veiligheidsprocedures. Bovendien laat het zien dat u als werkgever alle medewerkers waardeert, ongeacht hun beheersing van de primaire bedrijfstaal.

Los van meertaligheid, maken ondertitels de video’s breed toegankelijk. Denk bijvoorbeeld aan rumoerige werkomgevingen (bv. Productiehallen), omgevingen waar het stil moet zijn (bv. Gedeelde kantoren), of voor medewerkers met een auditieve beperking.

Test de video bij nieuwe medewerkers

Nieuwe medewerkers beschikken vaak niet over kennis van interne procedures, jargon of de bedrijfscultuur. Dit maakt hen het perfecte testpubliek voor de video's. Wanneer zij de video’s begrijpen, zal de rest van de nieuwe instroom dat ook doen. Wanneer de tests aantonen dat de instructies te snel verlopen, het jargon niet goed is of de visuele presentatie niet overeenkomt met de gesproken tekst, kunnen deze worden aangepast om de uiteindelijke inhoud duidelijk en foutloos te maken.

Praktische checklist om zelf te starten met onboarding video’s

• Bepaal taken met grootste impact.

• Maak scripts en storyboards.

• Film met smartphone of camera.

• Voeg ondertitels toe.

• Upload in je LMS

• Verzamel feedback.

Waarom Training Warriors onboarding makkelijk maakt?

Video-first aanpak en microlearnings

Training Warriors erkent video als een primair leermiddel en is van mening dat visuele instructies de beste methode zijn om handelingen en procedures te demonstreren. Door de nadruk te leggen op korte en overzichtelijke instructievideo's ondersteunen we de theorie van microlearning.

De microlearnings zijn beschikbaar in verschillende talen, wat cruciaal is voor toegankelijkheid en inclusie. Meertalige teams kunnen de informatie in hun eigen taal verwerken.

Eén master versie, snelle updates

In plaats van meerdere kopieën van documenten of videobestanden is er slechts één hoofdversie die moet worden bijgewerkt. Als er een wijziging is in het beleid, een veiligheidsprocedure of een software-update, ontvangen alle medewerkers, ongeacht hun afdeling of locatie, onmiddellijk de nieuwe en correcte informatie. Dit voorkomt onduidelijkheden die ontstaan door handmatige gegevensaanpassingen.

Training Warriors je onboarding video’s laten maken?

Onboarding vereist duidelijke uitleg, minder documenten en minder herhaling. Video ondersteunt dit. Nieuwe medewerkers begrijpen hoe dingen werken, volgen in hun eigen tempo en maken minder fouten. Managers besparen tijd en houden de werkplek rustiger. Een serie korte, specifieke video's vormt een stevige fundament voor elke nieuwe collega. Het functioneert in drukke omgevingen, in teams met meerdere talen en voor taken die veel stappen vereisen.

Bedrijven die video inzetten, constateren dat nieuwe medewerkers sneller leren en minder snel afhaken. Wilt u onboarding video's gebruiken zonder hoge productiekosten? Training Warriors helpt u met duidelijke microlearnings, meertalige ondertitels en een eenvoudig beheerproces.

Plan een korte demo en ontdek hoe uw onboarding sneller en duidelijker kan worden.